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供应链管理流程中电子印章与实体印章混合使用的文件归档方式，应该是一种普遍现象，但业界对于如何正确处理这种方式并没有统一的规定和做法。通过收集相关资料、同相关专家交流，并结合个人理解和思考，笔者认为应全面考虑文件的来源、签章的形式以及业务的连续性，遵循“双轨制管理、确保文件完整性、以合规性为底线”的原则。即：必须实行双轨制管理，同步归档电子文件、纸质文件及关联元数据，确保法律效力、完整性和可追溯性。
一
混合使用电子印章与实体印章文件的本质及归档风险
01 定义与典型场景
混合使用电子印章与实体印章的文件，指的是在文件流转过程中，部分环节采用电子印章，而其他环节则采用实体印章。例如以下两个场景：
展开剩余85%①供应商使用电子印章签署合同后，公司因内部流程要求打印纸质文件并手工签字；
②公司使用电子印章签署文件后，供应商因习惯或合规要求加盖实体章并寄回纸质文件。
此类场景下产生的核心问题：电子与实体印章的混合使用可能导致文件的法律效力、真实性、完整性受到质疑，归档时需解决“如何证明电子文件与纸质文件为同一文件”的难题。
02 主要归档风险
法律效力冲突：电子印章符合《中华人民共和国电子签名法》要求，但纸质文件手工签字可能因未见证签署过程而被质疑真实性；
内容一致性风险：打印纸质文件时可能因格式转换、排版错误导致内容与电子文件不一致；
追溯困难：若仅归档纸质文件，电子印章的签名、证书、时间戳、审计日志等元数据丢失，文件形成过程记录不完整，无法证明“来源可靠”。
二
实行双轨制管理，
确保文件完整性为首要任务
原则一：
明确文件来源，确立归档责任主体
（一）供应商电子印章→公司实体印章
归档主体：依据《中华人民共和国电子签名法》规定，电子签名与手写签名或盖章具有同等法律效力。因此，尽管公司最终签字的纸质文件是法律依据，但电子文件及其签章元数据（包括签名、时间戳和CA证书链等）也必须同步归档，以确保电子签名的真实性和完整性。
理由说明：公司签字是对业务的正式确认，而电子文件作为文件的原始形态，两者共同构成了完整的文件记录，缺一不可。
（二）公司电子印章→供应商实体印章
归档主体：以供应商盖章的纸质文件为基准文件，同时需扫描该纸质文件，并将其与电子文件的元数据（包括电子文件哈希值、签署流程记录等）进行关联。
理由说明：供应商盖章是合同生效的关键节点，但电子印章可证明公司签署过程的合规性。
原则二：
明确文件完整性，避免不完整的归档行为
禁止仅归档纸质文件：纸质文件无法体现电子印章的法律效力、签署时间等关键信息，单独归档事实上造成电子文件部分的信息丢失，实际上仅归档纸质文件并不完整。
禁止仅归档电子文件：若供应商坚持使用实体章，电子文件未获对方认可，单独归档也可能引发争议。
建议正确做法：考虑建立“电子件+纸质件+元数据”的“归档包”，例如：纸质文件归档（包含扫描件（PDF/JPG）+ 扫描件元数据）和电子文件归档（电子件（PDF/OFD）+ 电子件元数据（包含电子印章/签名元数据））以及纸质文件跟电子文件的关联元数据归档。
三
从文件形成到归档的全流程
管理操作建议
01 步骤一：文件形成阶段——固定证据链
电子签章环节
使用合规电子印章平台（如法大大、e签宝等），确保签署过程符合《中华人民共和国电子签名法》要求，包括真实性、可靠性、完整性和保密性，以及特定格式的电子签名和数字证书的使用。生成详细的签署日志文件，全面记录签署人的身份信息、签署时间、IP地址以及使用的设备信息等关键元数据。
纸质签字/盖章环节
若需打印纸质文件，使用不可编辑格式（如PDF）打印，避免内容被篡改。手工签字环节，需签署人在签字处旁明确标注“与电子文件内容一致”，并加盖骑缝章，以确保文件未被拆开、调换或篡改。供应商盖章时，务必要求其在盖章页面清晰注明“此印章与电子印章具有同等法律效力”，并附上盖章人的有效联系方式以备查证。
02 步骤二：文件流转阶段——建立关联关系
电子文件与纸质文件绑定
在电子文件中嵌入纸质文件扫描件的哈希值，或在纸质文件扫描件中嵌入电子文件的哈希值，实现双向验证。使用区块链存证服务（如蚂蚁链、BSN等）固定文件关联关系，生成唯一存证编号。
业务系统同步记录
在ERP、OA等系统中记录文件流转节点（如“供应商电子签署→公司打印→手工签字→供应商盖章”），并关联电子文件与纸质文件的文件编号，形成业务流转过程元数据。
03 步骤三：归档阶段——双轨制存储与元数据管理
电子文件归档
将电子文件、各类元数据、合同签署审批流程日志（如有）等封装为OFD格式，确保长期可读性。元数据应涵盖文件标题、编号、签署具体时间、签署者姓名、文件原始形式（电子或纸质）以及关联文件的哈希值等信息。
纸质文件归档
纸质文件按照传统流程归档，并扫描纸质文件为PDF/JPG格式，分辨率应不低于300dpi，色彩模式为灰度或彩色（根据文件内容选择）。扫描所得的元数据需记录扫描时间、所用设备型号、操作人员、文件总页数及扫描分辨率等关键信息，将扫描件及其元数据一并归档。
四
总 结
本文针对供应链管理流程中电子印章与实体印章混合使用的文件归档问题，明确提出必须实行双轨制管理，同步归档电子文件、纸质文件及关联元数据，确保法律效力、完整性和可追溯性，并给出了从文件形成到归档的全流程操作建议。当然，这种“混合印章”场景下的全流程操作比较繁琐、复杂，而且电子件与纸质件的主次定位理解也不够清晰。
笔者写这篇文章的目的就是想借助数字罗塞塔计划平台发起关于“电子印章与实体印章混合使用场景下文件归档问题”的讨论，以上观点只是笔者很不成熟的想法，肯定存在不尽合理之处，仅仅用于抛砖引玉，衷心希望各位同仁积极发表真知灼见，为解决这一困扰业界多年的难题贡献各自的智慧。
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